물품관리 규정 제정 : 2003.11.07 개정 : 2019.11.18
2019.11.18 개정
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 이화여자대학교(이하 “본교”라 한다)의 물품의 취득․등기․보관․사용․변상 및 처분에 관한 기본적인 사항을 정함으로써 물품의 효율적인 관리를 도모함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) ① 이 규정은 물품의 관리에 관하여 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 본교 및 산학협력단 소속의 모든 물품에 대해 적용한다. (개정 2015.2.6.)
② 중앙도서관의 도서, 박물관의 유물, 자연사박물관의 표본 및 이화역사관의 자료의 관리에 관하여는 따로 정한다. (개정 2005.4.18)
③ 본교 의료원, 대학내 부속학교 및 병설학교의 물품에 관한 사항은 따로 정한다.
제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “물품” 이라 함은 비품과 소모품을 말한다.
2. “비품” 이라 함은 그 품질․형상이 변화하지 않고 비교적 장기간 사용할 수 있는 기계기구, 집기 등의 유체물을 말한다. 다만, 토지, 건물, 기타 시설물에 부착되거나 이에 준하는 설비물품(냉방공조시설, 난방시설, 전기시설, 엘리베이터 등)은 제외한다.
3. “기계기구”라 함은 전기 또는 연료를 사용하여 구동하는 기계성의 물품을 말하며, 비기계성 물품 중 악기류, 모형 등을 포함한다. 다만, 그 성질상 이 규정에 의한 관리가 필요하지 아니하거나 불가능한 물품과 취득가액이 50만원 이하인 물품은 제외한다. (개정 2015.2.6., 2017.3.16., 2019.11.18.)
4. “집기”라 함은 목재 또는 철재 등의 재질로 만들어진 가구류의 물품을 말한다. 다만, 그 성질상 이 규정에 의한 관리가 필요하지 아니하거나 불가능한 물품과 취득가액이 20만원 이하인 물품은 제외한다. (개정 2011.8.30., 2017.3.16., 2019.11.18.)
5. “소모품”이라 함은 그 성질상 사용됨으로써 소모되거나 훼손되는 물품(문구류, 유류, 초자류, 시약류, 건설자재 등), 다른 물품에 귀속되어 사용되는 부품 또는 구성품 등을 말한다. (개정 2015.2.6.)
6. “소프트웨어”라 함은 컴퓨터 등 정보처리장치와 그 주변장치에 대하여 입력, 처리, 저장, 출력 등을 가능하게 하는 명령의 집합으로서 이를 수록한 매체를 포함한다. 소프트웨어는 비품(집기)으로 본다. 다만, 취득가액이 200만원 이하이거나 사용권을 구입하여 사용하는 소프트웨어는 소모품으로 본다. (개정 2015.2.6., 2017.3.16.)
제2장 물품의 관리기관
제4조(물품의 관리기관) ① 물품의 관리는 총장의 명을 받아 총무처장이 행한다.
② 총무처장은 물품의 관리를 다른 기관(부서)의 장에게 위임할 수 있다.
③ 총무처장은 물품의 관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 시행하거나 각 기관(부서)의 장에 대하여 그 시행을 요청할 수 있다.
1. 각 기관(부서)의 장이 관리하는 물품의 현황에 관한 자료의 제출요구 또는 비품의 실태조사
2. 물품의 재활용에 관한 조치
3. 재해 또는 기타 사고로 인한 물품의 도난, 분실, 훼손 등의 예방에 필요한 조치 (개정 2017.12.14.)
4. 기타 물품의 관리에 필요한 사항의 조치
④ 총무팀장은 총무처장의 명을 받아 물품관리운영자로서 물품의 등기와 출납에 관한 사무를 담당한다. (개정 2017.12.14., 2018.6.20.)
⑤ 총무팀장은 비품의 등기에 관한 사무를 위임한 직원을 비품등기관리자로 지정하고, 물품의 출납에 관한 사무를 위임한 직원을 물품출납관리자로 지정하여 물품을 관리하게 할 수 있다. (개정 2018.6.20.)
제5조(사용관리) ① 각 기관(부서)의 장은 총무처장의 위임에 의하여 당해 기관(부서)에 속한 물품을 사용관리하며, 물품사용관리책임자로서 관리책임을 진다.
② 각 기관(부서)의 물품사용관리책임자는 대학(원)․처(실)의 경우 대학(원)․처(실)장이, 기타 직․부속기관의 경우 당해 기관(부서)장이 된다. (개정 2017.12.14.)
③ 각 기관(부서)의 물품사용관리책임자는 다음 각 호에 대하여 책임을 진다. (신설 2015.2.6., 개정 2017.12.14.)
1. 물품의 경제적 사용 및 안전한 관리
2. 사용물품의 인수인계 (개정 2017.12.14.)
3. 물품변동에 관한 전반사항 (손망실 처리 및 변상, 이관 및 반납 처리, 불용품 파악 및 보고 등) (개정 2017.12.14.)
4. 기타 물품의 사용 및 관리에 관한 제반사항 (개정 2017.12.14.)
④ 각 기관(부서)의 물품사용관리책임자는 물품의 사용관리에 관한 사무를 해당 기관(부서)의 소속 교직원에게 위임할 수 있으며, 위임받은 교직원은 물품사용관리담당자로서 당해 기관(부서) 물품의 사용 및 관리에 관한 사무를 수행한다. (개정 2017.12.14.)
제3장 물품의 분류 및 표준화
제6조(물품분류표 작성) 본교에서 사용하는 모든 물품은 물품분류표(별표 1)에 의하여 분류한다. (개정 2015.2.6.)
제7조(물품분류코드) 물품의 효율적인 관리를 위하여 모든 물품에 물품을 식별할 수 있는 분류코드(별표 1)를 부여한다. 다만 분류코드를 부여하기가 불가능하거나 곤란한 물품은 그러하지 아니하다.
제8조(물품의 표준화) ① 각 기관(부서)에서 공통적으로 사용하는 물품에 대해서는 표준규격을 정하여 사용한다. (개정 2017.12.14.)
② 제1항에 의하여 물품의 표준규격을 정한 때에는 규격, 모델명, 금액, 시행일 및 기타 필요한 사항을 공시한다. (개정 2017.12.14.)
제4장 물품관리
제9조(물품관리 사무의 전산화) 물품의 효율적 관리를 위하여 자산관리시스템을 운영한다. (개정 2015.2.6., 2017.12.14.)
제10조(물품가액) 물품의 가액은 취득가액으로 한다. 다만, 수증한 물품의 경우에는 수증시의 평가액을 취득가액으로 한다. (개정 2017.3.16., 2017.12.14.)
제11조(물품정비 의무) 각 기관(부서)의 장은 안전한 사용과 최적의 가용 상태를 유지하도록 물품을 정비하여야 한다.
제12조(물품의 반출입) ① 본교의 물품을 학교시설 외에 반출하여서는 아니 된다. 다만, 행사, 학술활동, 수리 등의 부득이한 사유로 반출하고자 하는 때에는 당해 기관(부서)의 장은 물품반출허가신청서를 총무처 총무팀에 제출하여 총무처장의 허가를 얻어 반출할 수 있다. (개정 2015.2.6., 2017.12.14., 2018.6.20.)
② 반출기관(부서)의 장은 물품의 반출 사유가 종료되는 즉시 물품을 반입하여야 하며, 반입과 동시에 물품반입신고서를 총무처 총무팀에 제출하여야 한다. (개정 2015.2.6., 2018.6.20.)
③ 물품의 반출입은 근무시간 중에 행함을 원칙으로 한다. (개정 2017.12.14.)
제13조(관세감면물품 관리) ① 관세감면물품에 대하여는 관세법에 의거하여 수입신고 수리일로부터 3년의 범위 내에서 관세청장이 정한 기간 동안 사후관리를 하여야 한다. (개정 2015.2.6.)
② 총무처장은 관세감면물품의 사후관리를 감독하기 위하여 해당 물품에 대한 실태조사를 시행할 수 있다. (신설 2015.2.6.)
제14조(물품관리의 주의 의무) 물품관리사무에 종사하는 자는 선량한 관리자로서의 주의와 의무를 다하여 물품을 관리하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
제5장 비품관리
제15조(비품등기 및 비품번호) ① 비품등기관리자는 비품의 구입, 수증, 기타 취득행위를 통하여 취득한 비품에 대하여 검수를 시행하여야 하며, 자산관리시스템의 비품관리대장에 등기하고 비품번호를 부여한다. (개정 2015.2.6., 2017.3.16.)
② 비품등기관리자는 비품 등기시 비품의 사용 구분에 따라 교육용, 실험실습용, 연구용, 사무용 기타 필요용도를 지정한다.
③ 비품등기관리자는 등기번호가 부여된 비품에 대하여는 비품라벨(서식 제1호)을 발행하여 해당 비품에 부착한 후 소속 기관(부서)으로 하여금 사용관리하게 한다.
④ 자산관리시스템의 비품관리대장은 각 기관(부서)에서 열람할 수 있도록 한다. (개정 2015.2.6., 2017.12.14.)
⑤ 각 기관(부서)의 장은 당해 기관(부서) 비품을 비치하여 사용관리함에 있어 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.
1. 비품을 인수받은 즉시 지정된 장소에 설치․보관하여야 한다.
2. 비품의 설치․보관 장소가 이전되거나 분리 또는 병합되어 사용 장소가 변경된 경우에는 총무처장에게 즉시 보고하여야 한다.
3. 비품에 부착된 비품라벨이 분실되거나 훼손된 경우에는 이를 즉시 총무처장에게 보고하고 비품라벨의 재발행을 요청하여야 한다.
(제목개정 2015.2.6.)
제16조(내용연수) ① 상용하는 비품에 대하여는 내용연수를 정하고 이를 공시한다.
② 내용연수를 정할 대상의 품목과 품명은 따로 정한다. 다만, 각 기관(부서)의 사정으로 인하여 내용연수를 정하기 불가능하거나 곤란할 비품이 있는 경우에는 소속 기관(부서)의 장과 협의하여 관리할 수 있다.
제17조(비품의 실태조사) ① 총무처장은 각 기관(부서)별로 등기된 비품에 대하여 품명․규격․수량․사용상태․설치장소 등을 파악하기 위하여 2년마다 정기적으로 학년도말을 기준으로 비품에 대한 실태조사를 실시하여야 하며, 필요한 경우 수시로 실태조사를 실시할 수 있다. (개정 2015.2.6.)
② 각 기관(부서)의 물품사용관리책임자는 사용비품의 실태를 조사하여 그 결과를 총무처장에게 보고하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
③ 비품의 실태조사 결과가 자산관리시스템의 비품관리대장과 다른 경우, 비품등기관리자는 그 원인을 조사하여야 하며, 조사결과를 총무처장에게 보고하여야 한다. (개정 2017.12.14., 2017.12.14.)
제18조(비품의 손망실 처리) ① 재해 또는 기타 사고로 비품이 훼손되어 더 이상 사용할 수 없거나 분실이 확인되었을 때에는 각 기관(부서)의 물품사용관리책임자는 지체 없이 그 사유를 기재한 비품분실신고서를 총무처 총무팀에 제출하여야 한다. (개정 2017.12.14., 2018.6.20.)
② 제1항의 신고를 접수한 총무처 총무팀에서는 비품의 손망실에 대한 원인조사를 실시하여야 하며, 그 조사결과를 총무처장에게 보고하여야 한다. (개정 2017.12.14., 2018.6.20.)
③ 제2항에 의한 보고를 받은 총무처장은 비품의 손망실에 대하여 제19조에 따른 비품의 변상 조치를 취하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
[제목개정 2017.12.14.]
제19조(비품의 변상) ① 비품의 손망실이 발견된 경우 총무처장은 물품사용관리책임자에 대하여 다음 각 호의 조치를 취하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
1. 비품을 훼손하였을 때에는 수리하게 하여야 하며, 수리하여도 사용할 수 없을 경우 동일 비품 혹은 동일 기능의 유사비품으로 변상하게 하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
2. 비품을 망실하였을 때에는 동일 비품 혹은 동일 기능의 유사비품으로 변상하게 하여야 한다. (개정 2017.12.14.)
3. 부득이한 사유로 동일 비품 혹은 동일 기능의 유사비품으로 변상할 수 없는 경우, 별표2의 변상조치율에 따라 현금변상을 하게 하여야 한다.(개정 2015.2.6., 2017.12.14.)
[제목개정 2017.12.14.]
② 변상은 변상청구를 행한 날로부터 3월 이내에 이행하게 하여야 한다.
③ 제1항에도 불구하고 천재지변, 불가항력 기타 물품사용관리책임자의 고의 또는 중대한 과실에 기하지 않은 비품의 손망실에 대하여는 그 책임을 묻지 아니할 수 있다. (개정 2017.12.14.)
④ 물품사용관리책임자에게 전항의 면책사유가 있는 때에는 물품사용관리책임자는 변상면제요청서를 제출하여 그 사유를 총무처장에게 소명하여야 한다. 총무처장은 면책의 여부를 판정하며, 이를 위하여 필요한 경우 사실조사를 시행할 수 있다. (개정 2017.12.14.)
제20조(비품의 관리전환) ① 비품의 효율적인 사용과 처분을 위하여 필요한 때에는 기관(부서)별로 해당 비품의 관리를 전환(이하 “관리전환”이라 한다)할 수 있다.
② 관리전환을 원하는 기관(부서)은 그 사유를 명기한 자산관리시스템의 비품반납신청서 또는 비품이관신청서를 작성하여 관리전환을 신청하여야 한다. (개정 2015.2.6.)
③ 비품의 사용자에게 퇴직·이직 등의 변동사항이 발생할 경우, 사용 중이던 비품 일체를 소속 기관(부서)의 물품사용관리책임자에게 인계하여야 하며, 해당 물품사용관리책임자는 비품의 유무를 확인한 후 총무처 총무팀에 관리전환을 요청하여야 한다. (신설 2015.2.6., 개정 2018.6.20.)
제21조(비품의 수리, 반납) ① 각 기관(부서)의 장은 사용 중인 비품이 수리를 요하는 때에는 구매시스템의 물품청구서를 작성하여 관리처 구매팀에 수리를 신청하여야 한다. (개정 2015.2.6., 2018.6.20.)
② 각 기관(부서)의 장은 비품을 계속하여 사용할 필요가 없거나 수리하여도 사용할 수 없다고 판단하여 처분하고자 할 때에는 총무처 총무팀에 비품반납신청서를 제출하여야 하며, 임의로 폐기·기증·매각 등의 처분을 하여서는 아니 된다. (개정 2015.2.6., 2018.6.20.)
제22조(비품의 불용 결정기준) 총무처장은 다음 각 호의 1에 해당하는 비품을 불용품으로 결정할 수 있다.
1. 사용할 필요가 없게 된 비품으로서 향후 사용될 가능성이 없는 비품
2. 수리가 불가능하여 사용할 수 없게 된 비품
3. 수리가 가능하여도 본래의 목적에 사용할 수 없거나 수리를 하는 것이 비경제적인 비품
4. 기타 제1호 내지 제3호에 준하는 사유가 있다고 인정되는 비품
제23조(불용품 처분의 절차) 비품등기관리자는 비품이 불용품으로 결정된 때에는 비품관리대장 등에 다음 각 호의 사항을 기록하여 보존하여야 한다.
1. 불용결정 연월일
2. 불용품 처분결과(폐기, 분실, 매각 등) (개정 2015.2.6., 2017.12.14.)
3. 처분금액(매각대금 등)
제24조(불용품의 매각) ① 총무처장은 총장의 허가를 얻어 불용품을 매각할 수 있다.
② 제1항에 의하여 불용품을 매각하는 때에는 총무처장의 명의로 비품매각신청서를 관리처 구매팀에 송부하여 그 매각을 요청하여야 한다. (개정 2015.2.6., 2017.12.14., 2018.6.20.)
③ 매각대금은 비품의 소속 회계단위에 따라 각각 교비 및 산학협력단 수입계정에 입금하여야 한다. (신설 2015.2.6., 개정 2017.12.14.)
제25조(수증비품) ① 비품의 수증에 관한 사무는 총무처 총무팀에서 담당한다. (개정 2017. 3.16., 2018.6.20.)
② 각 기관(부서)에서 비품을 수증한 경우 각 기관(부서)의 장은 비품수증신청서를 작성하여 총무처 총무팀에 제출하여야 한다. (개정 2017.3.16., 2018.6.20)
③ 제2항에 의하여 수증한 비품은 원칙적으로 수증한 기관(부서)에서 사용한다. 다만, 수증한 기관(부서)에서 사용하는 것이 적당하지 않다고 판단되는 때에는 총무처 총무팀은 필요 기관(부서)에서 비품을 사용할 수 있도록 수증기관(부서)에 관리전환을 요청할 수 있다. (개정 2017.3.16., 2018.6.20.)
[제목개정 2017.3.16.]
제6장 삭제 (2015.2.6.)
제26조 삭제 (2015.2.6.)
제7장 비품관리센터 (신설 2015.2.6., 개정 2019.9.11.)
제27조(업무담당) 총무처 총무팀은 반납물품 및 행사용 비품 등을 보관하는 비품관리센터를 관리하며, 비품관리센터에 물품의 출납 및 재고관리를 담당하는 비품관리담당자를 둔다. (신설 2015.2.6., 개정 2017.12.14., 2018.6.20., 2019.9.11.)
제28조(비품관리센터관리) 비품관리담당자는 보관물품과 자산관리시스템의 물품대장 상의 수량을 비교․조사하여 재고현황을 정확히 파악하고, 매월 총무처장에게 물품현황을 보고하여야 한다. (신설 2015.2.6., 개정 2017.12.14., 2019.9.11.)
[제목개정 2019.9.11.]
제29조(재고조사) 총무팀장은 비품의 효율적 관리를 위해 비품관리센터 보관 물품에 대하여 정기적인 재고조사를 실시하여야 한다. (신설 2015.2.6., 개정 2018.6.20., 2019.9.11.)
부칙(2003. 11. 7. 제정)
제1조(시행일) 이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
제2조(폐지내규) 이 규정의 시행과 동시에 물품관리업무처리 내규는 이를 폐지한다.
부칙(2005. 4. 18. 개정)
이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(2011. 8. 30. 개정)
이 규정은 공포한 날부터 시행한다. 다만, 제3조제3호 및 같은 조 제4호는 2011년 9월 1일부터 시행한다.
부칙(2015. 2. 6. 개정)
이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(2017. 3. 16. 개정)
이 규정은 2017년 3월 1일부터 시행한다.
부칙(2017. 12. 14. 개정)
이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(2018. 6. 20. 개정)
이 규정은 2018년 7월 1일부터 시행한다.
부칙(2019. 9. 11. 개정)
이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(2019. 11. 18. 개정)
이 규정은 2020년 3월 1일부터 시행한다.
*별표 및 서식은 PDF 파일 참고